Payment Transaction

ในหัวข้อ Payment Transaction จะเป็นรายละเอียดที่ใช้สำหรับบันทึกข้อมูลหรือรายการรับชำระเงินซึ่งในหนึ่งการจองสามารถมีการชำระเงิน (Payment Transaction) ได้มากกว่า 1 รายการได้ ซึ่งในการละเอียดจะประกอบด้วยข้อมูล 2 ส่วนคือ

1. ตารางรายการการชำระเงิน
2. รายละเอียด/การแก้ไขข้อมูลการชำระเงิน

1. ตารางรายการการชำระเงิน (Payment Transaction)

ตารางรายการชำระเงินจะปรับประกอบไปด้วยคอลัมน์ดังต่อไปนี้

1. Date Time (วันเวลา/ที่บันทึกการชำระเงิน)
2. Payment Gateway (รายละเอียดวิธีการชำระเงิน และรายละเอียดที่ได้บันทึกลงในระบบ)
3. By Account (ผู้ดำเนินในรายการชำระเงินดังกล่าว)

2. รายละเอียดข้อมูลการชำระเงิน (Payment Information)

รายละเอียดการชำระเงิน (Payment Information)

รายละเอียดการชำระเงินประกอบไปด้วยรายละเอียดดังต่อไปนี้

1. Payment Date (แสดงวัน/เวลาที่ได้ชำระเงิน หรือกำหนดวันเวลาที่ต้องชำระเงิน)
2. Gateway (แสดงช่องทางการชำระเงินของว่าชำระเงินผ่านช่องทางไหน "ดูรายละเอียดในหัวข้อ Gateway ด้านล่างเพิ่มเติม")
3. Total (แสดงยอดเงินที่ต้องชำระ)
4. Payment Status (สถานะการชำระเงินของรายการดังกล่าว"ดูรายละเอียดในหัวข้อ Payment Status ด้านล่างเพิ่มเติม")
5. Note (แสดงรายละเอียดบันทึกเพิ่มเติม)

วิธีการสร้างรายการชำระเงิน (Create New Payment)

สำหรับวิธีการสร้างรายการชำระเงินให้คลิกที่ปุ่ม "Create New Payment" จากนั้นจะปรากฎหน้าต่าง Payment Information ตามตัวอย่างรูปด้านบน จากให้ระบุ Payment Date, Gateway, Total, Payment Status, Notes ให้ครบถ้วนถูกต้อง
และคลิกที่ปุ่ม "Save" เพื่อบันทึกและสร้างรายการชำระเงินใหม่
แต่ถ้าหาไม่ต้องการบันทึกหรือแก้ไขให้กดปุม "Cancel"

วิธีการแก้ไขรายการชำระเงิน (Edit Payment)

หากต้องการแก้ไขข้อมูลการชำระเงิน, เปลี่ยนสถานะหรือช่องทางการชำระเงินให้ทำได้โดยคลิกที่ปุ่ม "Edit Payment" ให้รายการที่ต้องการแก้ไขจากจากนั้นจะปรากฎหน้าต่าง Payment Information ตามตัวอย่างรูปด้านบนจากนั้นให้ปรับแก้ไขรายละเอียดตามที่ต้องการ
และคลิกที่ปุ่ม "Save" เพื่อบันทึกและสร้างรายการชำระเงินใหม่
แต่ถ้าหาไม่ต้องการบันทึกหรือแก้ไขให้กดปุม "Cancel"

ลบรายการใน Payment Transaction

ในส่วนของ Payment Transaction สร้างแล้วระบบจะไม่สามารถลบรายการได้ แต่สามารถใช้วิธีเปลี่ยนสถานะการชำระเงินเป็น "Canceled" และบันทึกหมายเหตุลงในช่อง Notes แทน เพื่อให้ทราบว่ารายการดังกล่าวยกเลิกเพราะอะไร

Gateway

ตามที่ได้อธิบายก่อนหน้านี้ว่า Gateway หมายถึงช่องทางการชำระเงินซึ่งในระบบ ณ ปัจจุบันมีช่องทางการชำระเงินทั้งหมด 6 ช่องทางประกอบด้วย

1. BBL ช่องทางนี้ถ้าลูกค้าชำระผ่านออนไลน์สถานะการชำระเงินจะถูก Update อัตโนมัติจากทางธนาคารทันที
2. PayPal ช่องทางนี้ถ้าลูกค้าชำระผ่านออนไลน์สถานะการชำระเงินจะถูก Update อัตโนมัติจากทางผู้ให้บริการทันที
3. WeChat ช่องทางนี้ลูกค้าจะโอนเงินผ่าน WeChat และแจ้งหลักฐานการชำระเงินมายังเจ้าหน้าที่
4. Cash ช่องทางรับด้วยเงินสด อาจจะต้องระบุใน Notes เพื่อแจ้งรายละเอียดว่าใครเป็นผู้รับเงิน
5. Bank Transfer ช่องทางรับด้วยการโอนเงินผ่านบัญชี อาจจะต้องระบุใน Notes เพื่อแจ้ง Ref และรายละเอียดเพิ่มเติม
6. Credit Term

Gateway สามารถแบ่งออกเป็น 2 ส่วนคือ

• Online ได้แก่ BBL, PayPal ซึ่งในช่องทางนี้สถานะการชำระเงินและ Notes จะถูก Update โดยอัตมัติจากธนาคารหรือผู้ให้บริการ
• Offline ได้แก่ WeChat, Cash, Bank Transfer, Credit Term ซึ่งทางนี้ทางลูกค้าจะต้องแจ้งและส่งหลักฐานการชำระเงิน แล้วให้พนักงานเข้ามาเปลี่ยนสถานะการชำระเงิน Payment Status และอาจจะต้องระบุใน Notes เพื่อแจ้งรายละเอียดว่าใครเป็นผู้รับเงินหรือหมายเลขอ้างอิงในการโอนเงินเพื่อเป็นหลักฐานในการตรวจเช็ค

Payment Status

สถานะการชำระเงินในระบบจะมีทั้งหมด 5 สถานะได้แก่

1. Error หมายถึงระบบ Online ทางฝั่งธนาคารหรือผู้ให้บริการเกิดข้อผิดพลาด
2. Pending หมายถึงอยู่ในระหว่างรอลูกค้าชำระเงิน
3. Canceled หมายถึงลูกค้ายกเลิกการชำระเงิน
4. Declined หมายถึงการชำระเงินไม่สำเร็จ (กรณีลูกค้าชำระผ่าน BBL, PayPal แล้วไม่สามารถตัดบัตรเครดิตของลูกค้าได้)
5. Approve หมายถึงการชำระเงินสำเร็จ