Create New Booking

ในเมนูการสร้างการจองใหม่ ผู้ใช้สามารถคลิกที่เมนูเพื่อให้ในการสร้างรายการจองผ่านระบบออฟไลน์ ซึ่งใช้ในกรณีที่ลูกค้าอาจจะโทรเข้ามาหรือรายการบริการดังกล่าวไม่ได้มีขายผ่านหน้าเว็บไซต์ ซึ่งพนักงานจะต้องทำการสร้างรายการจองเฉพาะขึ้นมา ดังนั้นจะต้องใช้เมนูนี้ในการสร้างการจองใหม่ โดยมีขั้นตอนดังต่อไปนี้

1. คลิกที่เมนูด้านซ้ายมือ Reservation -> Create New Booking

2. จะปรากฎหน้า Booking Information ดังรูปซึ่งในฟอร์มการจองจะประกอบไปด้วยส่วนสำคัญต่างๆ ทั้งหมด 5 ส่วนดังต่อไปนี้

   1. Booking Information จะเป็นรายละเอียดข้อมูลของลูกค้า

      1. Tax Invoice รายละเอียดใบกำกับภาษีถ้าลูกค้าขอ

      2. Booking Status สถานะการจอง

      3. Payment Status สถานะการชำระเงิน

      4. Source / Agent / Sale / Customer ระบุจองดังกล่าวดังกล่าวเป็นของ Source ไหน, Agent ใด, Sale ท่านใด, Customer รายไหน

   2. Booking Item รายการและรายละเอียดการจอง

   3. Payment Transaction รายการชำระเงิน

   4. History ประวัติการของข้อมูลการจอง

   5. Message Box ประวัติการส่งเมล์หาลูกค้า

3. จากให้กรอกข้อมูลลงในแบบฟอร์ม ดังกล่าวโดยมีข้อมูลที่สำคัญในส่วนของ Booking Information ที่จะต้องกรอกดังต่อไปนี้

   1. Title (คำนำหน้า)

   2. First Name (ชื่อจริง)

   3. Last Name (นามสกุล)

   4. Email Address (อีเมล์ที่ใช้ในการส่งหลักฐานการจอง/ติดต่อกับลูกค้า)

   5. Mobile Phone (เบอร์โทรศัพท์ที่ใช้ติดต่อกับลูกค้า)

   6. Nationality (สัญชาติ)

   7. Country (ประเทศ)

   8. Special Request (ที่อยู่ของลูกค้า)

   9. Special Request (รายละเอียดที่ลูกค้าขอเพิ่มเติมถ้ามี)

4. กรอกข้อมูลใบกำกับภาษี (ถ้ามี)
   

   1. Tax Invoice (Name / Company Name) ให้กรอกชือลูกค้าหรือชื่อบริษัทของผู้เสียภาษี

   2. Tax Invoice (Tax ID Number) ให้กรอกเลขประจำตัวผู้เสียภาษี

   3. Tax Invoice (Phone) ให้กรอกเบอร์โทรศัพท์ของผู้เสียภาษี

   4. Tax Invoice (Address) ให้กรอกที่อยู่ของผู้เสียภาษี

5. จากนั้นให้กดปุ่ม "Save" ที่อยู่ด้านบนเพื่อทำการบันทึกข้อมูลการจอง

6. เมื่อทำการบันทึกเสร็จระบบจะแสดงหมายเลขการจอง BOOKING ID ซึ่งหมายเลขดังกล่าวจะประกอบไปด้วยข้อมูล ปี, เดือน, วัน, ตัวเลขรันนิ่งจากระบบ (YYYYMMDD######) จากตัวอย่างในรูปจะเป็นหมายเลข 201803302 พร้อมระบุเวลาที่ได้ทำการสร้างรายการจอง

7. จะเห็นสถานะการจอง (ฺBooking Status) เป็น Pending และเป็นสถานะการชำระเงินเป็น (Payment Status) เป็น Pendig ซึ่งหมายถึงการจองดังกล่าวที่เพิ่งได้สร้างขึ้นมายังอยู่ในสถานะยังไม่สมบูรณ์หรือรอการแก้ไข และยังไม่ได้ชำระเงิน

8. ซึ่งผู้ใช้งานสามารถแก้ไขข้อมูลหรือกรอกข้อมูลอื่นๆ เพิ่มเติมได้ และกดปุ่ม Save ระบบจะทำการบันทีกข้อมูลลงในหมายเลขการจองเดิม

9. จากนั้นให้มาที่หัวข้อ Booking Items แล้วคลิกที่ปุ่ม "Create New Item" เพื่อสร้างรายการบริการ

10. ซึ่งจะปรากฎหน้าต่าง "Item Information" ให้ดูรายละเอียดวิธีการใช้งาน Item Information
    ได้ที่หัวข้อ "Reservation : Booking : Item Information"

11. หลังจากใส่ข้อมูล Booking Item เรียบร้อยแล้วให้ดำเนินการสร้าง Payment Transaction โดยไปที่หัวข้อ "Payment Transaction" แล้วคลิกที่ปุ่ม "Create New Payment"

12. จะปรากฎหน้าต่าง "Payment Information" ดังรูป ให้ดูรายละเอียดวิธีการใช้งาน Payment Information
    ได้ที่หัวข้อ "Reservation : Booking : Payment Information
    

13. เมื่อบันทึกข้อมูลเรียบร้อยแล้วทั้ง 3 ส่วนได้แก่

    1. Booking Information

    2. Booking Itme

    3. Payment Transaction

    หากข้อมูล Booking ดังกล่าวสมบูรณ์และการชำระเงินเป็นเป็น Approve เรียบร้อยแล้วและพร้อมส่งเมล์ยืนยันการจองให้ลูกค้าได้ดำเนินการ เปลี่ยนสถานะสถานะการจอง (Booking Status) จาก Pending เป็น Approve โดยคลิกที่ปุ่ม

14. จากนั้นให้กำหนดสถานะการจอง (Booking Status) จาก Error เป็น Pending โดยคลิกที่ปุ่ม

    จากนั้นจะมีกล่อง "Change Booking Status" แล้วให้เลือกเป็น "Confirm" และกดปุ่ม "Save"
    

15. เมื่อสถานการจอง (Booking Status) เป็น Confirm และสถานะการชำระเงิน (Payment Status) เป็น Approved แล้วจะหมายถึงการจองดังกล่าวสมบูรณ์พร้อมให้บริการ ดังนั้นหากต้องการส่งอีเมล์เมล์ยืนยันการจองให้ลูกค้าสามารถทำคลิกที่ปุ่ม "Send Confirmation" ที่อยู่ด้านบน จากนั้นระบบจะทำการส่งเมล์ไปยังลูกค้าและจะทำการ cc ถึงพนักงานที่เกี่ยวข้อให้อัตโนมัติ

หมายเหตุ

ถ้าเป็นการสร้างการจองย้อนหลังแนะนำว่าไม่ต้องทำการกดปุ่ม "Send Confirmation" เพราะอาจจะทำให้ลูกค้าเข้าใจผิดดังนั้นจะกดปุ่ม "Send Confirmation" เมื่อรายการจองดังกล่าวยังไม่ถึงเวลาให้บริการและต้องการแจ้งให้ลูกค้าทราบผ่านระบบ