สถานะใบแจ้งหนี้ และ สถานะการชำระเงิน
สถานะใบแจ้งหนี้มีบทบาทสำคัญซึ่งกระทบกับเรื่อง "action" ที่สามารถกระทำได้กับใบแจ้งหนี้แต่ละใบ
ตารางด้านล่างแสดงถึงความสัมพันธ์ระหว่าง สถานะใบแจ้งหนี้ สถานะการชำระเงิน และ "action" ที่สามารถกระทำได้กับใบแจ้งหนี้ในแต่ละสถานะ
| สถานะใบแจ้งหนี้ | สถานะการชำระเงิน | สถานะใบแจ้งหนี้สามารถ เปลี่ยนเป็น | Actions ที่สามารถกระทำกับใบแจ้งหนี้ |
|---|---|---|---|
| Draft | None | Unpaid | Send, Edit, Delete, Copy, Preview, Print, Share Preview Link, Share Edit Link, View History |
| Unpaid | Pending, Error, Cancelled, Declined | Paid, Cancelled | Edit, Cancel, Remind, Copy, Preview, Print, Share Payment Link, Share Edit Link, Share Preview Link, View History |
| Paid | Approved, Paid at Merchant | Refund | Copy, Refund, Preview, Print, Share Preview Link, View History |
| Expired | Pending, Error, Cancelled, Declined | N/A | Copy, Preview, Print, Share Preview Link, View History |
| Refunded | Approved, Guaranteed, Paid at Merchant | N/A | Copy, Preview, Print, Share Preview Link, View History |
| Cancelled | Pending, Error, Cancelled, Declined | N/A | Copy, Preview, Print, Share Preview Link, View History |
แผนภาพด้านล่างแสดงความสัมพันธ์ระหว่างสถานะใบแจ้งหนี้และสถานะการชำระเงินว่าสามารถเปลี่ยนจากอันไหนไปยังอันไหนได้บ้าง
คำอธิบายสถานะใบแจ้งหนี้
Draft (ฉบับร่าง)
ใบแจ้งหนี้ที่อยู่ในสถานะคือใบแจ้งหนี้ที่ยังไม่ได้ทำการส่งไปลูกค้า ซึ่งทำให้ผู้ใช้งานสามารถแก้ไขใบแจ้งหนี้ได้เรื่อยๆและเขียนใบแจ้งหนี้ให้เรียบร้อย
ในสถานะนี้ ผู้ใช้งานสามารถ แก้ไข (edit) ส่ง (send) ลบ (delete) คัดลอก (copy) แชร์ลิงค์แก้ไข (share edit link) และ ลองดู (preview) ใบแจ้งหนี้ได้ การแก้ไขใบแจ้งหนี้ที่สถานะนี้จะไม่ส่ง อีเมลแจ้งไปหาลูกค้าเรื่องการแก้ไขใบแจ้งหนี้
สถานะของใบแจ้งหนี้สามารถเปลี่ยนเป็น Unpaid ได้ด้วยมือ
Unpaid (รอการชำระเงิน)
ใบแจ้งหนี้ที่อยู่ในสถานะนี้คือใบแจ้งหนี้ที่กำลังรอการชำระเงินเข้ามาจากลูกค้าที่ผูกติดกับใบแจ้งหนี้นั้นๆ
ในสถานะนี้ ผู้ใช้งานสามารถ แก้ไข (edit) ยกเลิก (cancel) เตือน (remind) คัดลอก (copy) แชร์ลิงค์ชำระเงิน (share payment link) และ ลองดู (preview) ใบแจ้งหนี้ได้ การแก้ไขใบแจ้งหนี้ที่สถานะนี้จะส่ง อีเมลแจ้งไปหาลูกค้าเรื่องการแก้ไขใบแจ้งหนี้ เมื่อลูกค้าทำการชำระเงินเข้ามาจะเป็นจำนวนใหม่ที่มาจากการแก้ไขใบแจ้งหนี้นั้นๆ แทนที่อันเก่า
สถานะของใบแจ้งหนี้สามารถเปลี่ยนเป็น ยกเลิก (Cancelled) ได้ด้วยมือ เมื่อมีการเปลี่ยนสถานะเป็น ยกเลิก (Cancelled) ผู้ใช้งานต้องระบุเหตุผลของการยกเลิกนั้นๆ
Paid (ชำระแล้ว)
ใบแจ้งหนี้ที่อยู่ในสถานะคือใบแจ้งหนี้ที่ได้รับการชำระเงินจากลูกค้าที่ผูกกับใบแจ้งหนี้นั้นๆ เรียบร้อยแล้ว
ในสถานะนี้ ผู้ใช้งานสามารถ คัดลอก (copy) แชร์ลิงค์ดูใบแจ้งหนี้ (share preview link) และ ลองดู (preview) ใบแจ้งหนี้ได้ ใบแจ้งหนี้ในสถานะนี้ไม่อนุญาตให้ทำการแก้ไขใบแจ้งหนี้ใดๆทั้งสิ้น
สถานะของใบแจ้งหนี้สามารถเปลี่ยนเป็น คืนเงิน (Refund) ได้ด้วยมือ เมื่อมีการเปลี่ยนสถานะเป็น คืนเงิน (Refunded) ผู้ใช้งานต้องระบุเหตุผลของการยกเลิกนั้นๆ
Expired (เลยกำหนดชำระเงิน)
ใบแจ้งหนี้ในสถานะนี้คือใบแจ้งหนี้ที่ไม่ได้รับการชำระเงินจากลูกค้าภายในวันที่ผู้ใช้งานกำหนดไว้
ในสถานะนี้ ผู้ใช้งานสามารถ คัดลอก (copy) แชร์ลิงค์ดูใบแจ้งหนี้ (share preview link) และ ลองดู (preview) ใบแจ้งหนี้ได้ ใบแจ้งหนี้ในสถานะนี้ไม่อนุญาตให้ทำการแก้ไขใบแจ้งหนี้ใดๆ ทั้งสิ้น ในกรณีที่หากมีลูกค้าต้องการชำระเงินถึงแม้จะเลยกำหนดไปแล้ว ทางเราแนะนำให้ผู้ใช้งานทำการคัดลอก (copy) ใบแจ้งหนี้นี้ ทำการแก้ไขที่จำเป็นและส่งใบแจ้งหนี้ฉบับใหม่ที่มีเนื้อหาเดิมไปยังลูกค้าเพื่อให้ลูกค้าทำการชำระเงินเข้ามาใหม่
ไม่สามารถเปลี่ยนสถานะของใบแจ้งหนี้ได้เมื่ออยู่ในสถานะนี้
Refunded (คืนเงิน)
ใบแจ้งหนี้ในสถานะนี้คือใบแจ้งหนี้นี้ได้ทำการคืนเงินให้แก้ลูกค้าเรียบร้อยแล้ว
ในสถานะนี้ ผู้ใช้งานสามารถ คัดลอก (copy) แชร์ลิงค์ดูใบแจ้งหนี้ (share preview link) และ ลองดู (preview) ใบแจ้งหนี้ได้ ใบแจ้งหนี้ในสถานะนี้ไม่อนุญาตให้ทำการแก้ไขใบแจ้งหนี้ใดๆทั้งสิ้น
ไม่สามารถเปลี่ยนสถานะของใบแจ้งหนี้ได้เมื่ออยู่ในสถานะนี
Cancelled (ยกเลิก)
ใบแจ้งหนี้ในสถานะนี้คือใบแจ้งหนี้ที่ได้ถูกยกเลิกโดยผู้ใช้งาน
ในสถานะนี้ ผู้ใช้งานสามารถ คัดลอก (copy) แชร์ลิงค์ดูใบแจ้งหนี้ (share preview link) และ ลองดู (preview) ใบแจ้งหนี้ได้ ใบแจ้งหนี้ในสถานะนี้ไม่อนุญาตให้ทำการแก้ไขใบแจ้งหนี้ใดๆทั้งสิ้น
ไม่สามารถเปลี่ยนสถานะของใบแจ้งหนี้ได้เมื่ออยู่ในสถานะนี้
สถานะการชำระเงิน
None (ไม่มี)
สถานะนี้ีมีอยู่เฉพาะใบแจ้งหนี้ที่เป็นฉบับร่าง (draft) ใบแจ้งหนี้ในสถานะนี้ไม่มีสถานะการชำระเงินเพราะใบแจ้งหนี้ยังไม่ได้ถูกส่งออกไปหาลูกค้า
Pending (รอการชำระเงิน)
ใบแจ้งหนี้ในสถานะนี้คือใบแจ้งหนี้ที่ได้ทำการส่งอีเมล์ไปหาลูกและกำลังรอการชำระเงินจากลูกค้าอยู่
Error (เกิดข้อผิดพลาด)
ใบแจ้งหนี้ในสถานะนี้คือใบแจ้งหนี้ที่ได้รับข้อมูลมาจากระบบการชำระเงินว่ามีข้อผิดพลาดระหว่างที่ลูกค้ากำลังทำการชำระเงิน ลูกค้าสามารถลองทำการชำระเงินเข้ามาใหม่ได้
Cancelled (ถูกยกเลิก)
ใบแจ้งหนี้ในสถานะนี้คือใบแจ้งหนี้ที่ได้รับข้อมูลมาจากระบบการชำระเงินว่าลูกค้ามีการกดยกเลิกก่อนที่การชำระเงินจะเสร็จสิ้น ลูกค้าสามารถลองทำการชำระเงินเข้ามาใหม่ได้
Declined (โดนปฏิเสธ)
ใบแจ้งหนี้ในสถานะนี้คือใบแจ้งหนี้ที่ได้รับข้อมูลมาจากระบบการชำระเงินว่าบัตรเครดิตลูกค้าถูกปฏิเสธการชำระเงินโดยธนาคารที่ลูกค้าทำบัตรเครดิตไว้ในขั้นตอนการชำระเงิน ลูกค้าสามารถลองทำการชำระเงินเข้ามาใหม่ได้
Approved (ได้รับการชำระเงินแล้ว)
ใบแจ้งหนี้ในสถานะนี้คือใบแจ้งหนี้ที่ได้รับข้อมูลมาจากระบบการชำระเงินว่าลูกค้าทำรายการเข้ามาสำเร็จเรียบร้อย
Paid at Merchant (จ่ายที่ร้านค้า)
ใบแจ้งหนี้ในสถานะนี้คือใบแจ้งหนี้ที่ได้รับการชำระเงินที่ร้านค้าโดยตรงไม่ได้ผ่านระบบการชำระเงินออนไลน์ สถานะนี้จะเกิดขึ้นได้เมื่อผู้ใช้งานเป็นคนเข้ามาเปลี่ยนเองเท่านั้น
Paid via bank transfer (ชำระผ่านการโอนเงินธนาคาร)
ใบแจ้งหนี้ในสถานะนี้คือใบแจ้งหนี้ที่ได้รับการชำระเงินที่แล้ว จากการโอนเงินธนาคาร ผู้ใช้งานจำเป็นต้องเป็นคนเข้ามาเปลี่ยนเองเท่านั้น โดยสามารถบันทึกรายละเอียดเวลาที่แจ้งโอนเข้ามาไว้ได้