Invoice

ตามชื่อเมนู ส่วนนี้คือส่วนที่เกี่ยวข้องกับการตั้งค่าใบแจ้งหนี้ ข้อมูลทุกอย่างที่ตั้งไว้ในหน้านี้จะนำมาใช้เป็นข้อมูลในการออกใบแจ้งหนี้ให้กับลูกค้า แถบนี้ประกอบไปด้วยสองส่วนย่อย ได้แก่ การตั้งค่าอีเมล และ การตั้งค่าพื้นฐานของใบแจ้งหนี้

ดูการตั้งค่าใบแจ้งหนี้

ผู้ใช้สามารถเข้าดูข้อมูลการตั้งค่าใบแจ้งหนี้ได้ที่ แถบ Invoice ตามสัญลักษณ์ด้านล่าง

การตั้งค่าอีเมล

การส่งอีเมลจาก เซิร์ฟเวอร์เมลของท่านเอง

ข้อมูลดังกล่าว ไม่ใช่ช่องบังคับ ในกรณีที่ผู้ใช้งานต้องการออกใบแจ้งหนี้ โดยส่งอีเมลผ่านระบบเมลของตัวเอง สามารถทำได้โดยให้ข้อมูล SMTP ได้แก่ SMTP Port, SMTP Server Domain, SMTP Username และ SMTP Password หากขาดช่องใดช่องหนึ่ง ระบบจะส่งอีเมลผ่าน instant-Billings โดยใช้เมลชื่่อ "[email protected]"

อีเมล (Email Address)

อีเมลใช้ในการส่งอีเมลถึงลูกค้า เป็นช่องบังคับกรอก หากไม่มีการตั้งค่าอีเมลไว้ จะบบจะใช้อีเมลของ instant-Billings ในการติดต่อลูกค้าแทน

ชื่อผู้ส่ง (Sender Name)

ชื่อผู้ส่งจะช่วยให้ลูกค้าได้ทราบถึงผู้ที่ติดต่อมา ใส่ชื่อธุกิจหรือบุคคลที่มีหน้าที่เกี่ยวข้องกับการดูแลลูกค้า

หัวข้ออีเมล (Subject Email)

ผู้ใช้งานสามารถปรับแต่งหัวข้ออีเมล สำหรับใบแจ้งหนี้แต่ละสถานะได้เอง

ตัวอย่างของ หัวข้ออีเมลกำหนดเอง:

ข้อความต่อท้าย (Footer Message)

ใส่ข้อความต่อท้าย

การตั้งค่าพื้นฐานใบแจ้งหนี้

รูปแบบหมายเลขใบแจ้งหนี้ (Invoice Number Format)

ที่ช่องนี้ผู้ใช้งานสามารถตั้งรูปแบบของหมายเลขใบแจ้งหนี้(Invoice Number)ได้ ถ้าไม่มีการตั้งไว้ระบบจะใช้รูปแบบ "INV-###" โดย "###" คือเลขรันอัตโนมัติ(Running Number) เป็น คำนำหน้าใบแจ้งหนี้ไม่ได้มีประโยชน์แต่เพียงกับการทำหมายเลขใบแจ้งหนี้อัติโนมัติเท่านั้น แต่ยังให้ความสะดวกรวดเร็วเมื่อต้องจากจัดกลุ่มหรือค้นหาใบแจ้งหนี้ที่เกี่ยวข้อง คำนำหน้าใบแจ้งหนี้ มีตัวอย่างเช่น "INV/", "20170801-", "THBKK-BR01-" เป็นต้น

เพื่อทำความเข้าใจวิธีการใช้งานคำนำหน้าใบแจ้งหนี้ โปรดศึกษารูปภาพด้านล่าง

(1). เปิด/ซ่อนคีย์เวิร์ดที่เป็นไปได้ทั้งหมด

ผู้ใช้งานสามารถดูคีย์เวิร์ดที่สามารถนำมาใช้ได้ที่โดยคลิกที่ไอคอน ? ดังหมายเลข (1) กดที่ไอคอนนี้เพื่อแสดงตารางในด้านขวา ซึ่งแจงคีย์เวิร์ดทั้งหมด (3) ซึ่งผู้ใช้สามารถใช้อ้างอิงเพื่อสร้างรูปแบบหมายเลขใบแจ้งหนี้ของตนเอง

(2).ช่องเขียนคำนำหน้าใบแจ้งหนี้

ถ้าหากผู้ใช้งานต้องการจะมีคำนำหน้าใบแจ้งหนี้ ตัวอย่างเช่น ใส่ปีปัจจุบัน ผู้ใช้งานต้องใส่ [YY] หรือ [YYYY] ซึ่งจะแสดงออกมาเป็น 17 หรือ 2017 ตามลำดับ

อย่าลืมใส่เครื่องหมายวงเล็บเหลี่ยม ([ และ ]) ทุกครั้ง ก่อนเริ่มต้นและหลังใส่คำที่เป็นคีย์เวิร์ด

(3). ตารางคีย์เวิ์ด

ประกอบด้วยรายชื่อคีย์เวิร์ดทุกแบบที่ผู้ใช้งานสามารถนำมาใช้ได้

(4). ตรวจสอบความถูกต้องของคำนำหน้าหมายเลขใบแจ้งหนี้

เมื่อผู้ใช้งานพอใจกับการกำหนดค่าคำนำหน้าหมายเลขใบแจ้งหนี้แล้ว สามารถเช็คว่าข้อความที่ใส่ไปนั้นถูกต้องหรือไม่ โดยคลิกปุ่ม Check ตามแสดงในหมายเลข(4) ผลลัพธ์จะแสดงที่ด้านขวา ทำให้ผู้ใช้งานสามารถเช็คได้ว่าเป็นผลลัพธ์ที่ตรงตามต้องการหรือไม่

ข้อตกลงและเงื่อนไขของสินค้าและ (Terms and Conditions)

ผู้ใช้งานสามารถเขียนข้อความตั้งต้นในช่องTerms and Conditions ซึ่งจะปรากฏในใบแจ้งหนี้ทุกใบได้ที่นี่

สกุลเงินที่แสดง (Display Currency)

ในตอนนี้ระบบจะแสดงค่าเงินบาท(Thai Baht - THB) เป็นค่าเริ่มต้น

สกุลเงินที่ใช้เรียกเก็บ (Charge Currency)

ในตอนนี้ระบบจะแสดงค่าเงินบาท(Thai Baht - THB) เป็นค่าเริ่มต้น