การสร้างไอเทม

คลิกปุ่ม New ด้านขวาบน

กรอกข้อมูลลงในแบบฟอร์ม Add a New Item แล้วคลิกปุ่ม Save

โดยมีช่องที่จำเป็นต้องกรอกให้ครบถ้วน ดังนี้ Item name, Type, Category, และ Price

เมื่อไอเทมสร้างเสร็จสมบูรณ์ หน้าจอจะแสดงข้อความยืนยัน ดังภาพข้างล่าง สามารถสร้างไอเทมชิ้นต่อไปเรื่อยๆ ได้มากตามความต้องการ เมื่อเรียบร้อยแล้ว กดปุ่ม Cancel เพื่อปิดแบบฟอร์มหรือยกเลิกการเปลี่ยนแปลง

ไอเทมไม่สามารถมีชื่อเดียวกันได้ เพื่อป้องกันความสับสนและการสร้างข้อมูลซ้ำซ้อน หากพยายามสร้างไอเทม ที่มีชื่อตรงกับที่มีอยู่แล้ว จะเกิดข้อความแจ้งความผิดพลาด และ Item ชิ้นนั้นจะไม่ถูกสร้างขึ้น

วิธีการหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดดังกล่าว มีได้หลายวิธี เช่น เปลี่ยนชื่อไอเทมใหม่ที่ต้องการเพิ่มเข้าสู่ระบบให้มีความแตกต่างออกไป ค้นหาไอเทมชิ้นเก่าแล้วเปลี่ยนชื่อก่อนจะสร้าง Item ขิ้นใหม่ให้มีชื่อตามที่ต้องการ หรือลบไอเทมชิ้นที่ไม่ต้องการทิ้งไป

การเพิ่มรายละเอียดของไอเทม สามารถทำได้โดย คลิกข้อความ Show more options เพื่อแสดงช่องกรอกรายละเอียดทั้งหมด และคลิกข้อความ Hide option เพิ่มกลับไปแสดงผลเพียงบางส่วนดังเดิม

โดยช่องรายละเอียดของไอเทม ที่สามารถกรอกได้ มีทั้งหมด ดังนี้

Item code
สามารถใช่เก็บรหัสสินค้าหรือบริการ (Identification number) รหัสของหน่วยการจัดสินค้าคงคลัง (Stock Keeping Unit - SKU) หรือรหัสใดก็ตามที่กำหนดขึ้นเพื่อความสะดวกและง่ายต่อการจัดระบบและคัดแยกไอเทม

Item name ชื่อของสินค้าหรือบริการ ซึ่งควรมีความเฉพาะเจาะจงและไม่สามารถซ้ำกันได้ เพราะเมื่อสร้างไอเทมขึ้นมาแล้ว ไอเทมนั้นๆ จะสามารถนำไปเพิ่มในรายการของใบแจ้งหนี้(Invoice) โดยพิมพ์ค้นหาหรือเลือกจากรายการของ Item name

Type Item แบ่งออกเป็นสองประเภท(Type) ได้แก่ สินค้า(Product) และบริการ(Service) ในการกำหนดรายละเอียดไอเทม ควรจะเลือกประเภทให้สอดคล้องกับ Item นั้นๆ เพราะจะส่งผลต่อการเลือกหมวดหมู่(Category) ในช่องถัดไป

Category ไอเทมหนึ่งชิ้น จะสามารถจัดลงเพียงหมวดหมู่(Category) เดียวเท่านั้น ในตอนแรกนั้น ระบบจะสร้างหมวดหมู่ของทั้งสินค้าและบริการให้ก่อน เป็นค่าเริ่มต้น ซึ่งทั้งหมดนั้นสามารถแก้ไขได้ในภายหลัง ดูรายละเอียดเพิ่มเติม ได้ที่เมนู การเพิ่มหมวดหมู่

Price ราคาตั้งต้นของสินค้าหรือบริการ ซึ่งจะแสดงบนใบแจ้งหนี้เมื่อสร้างรายการสินค้า

Unit ชื่อหน่วย หรือลักษณะนาม เนื่องจากไอเทมบางชิ้นอาจมีหน่วยหรือลักษณะนามที่เฉพาะ การเพิ่มหน่วยนับช่วยให้เกิดความเข้าใจที่ตรงกันและยังสามารถใช้ในการช่วยค้นหา

Enable ไอเทมจะเปิดใช้งานเป็นค่าเริ่มต้นอยู่แล้ว นำเครื่องหมายถูกออกหากต้องการปิดการใช้งานชั่วคราว ไอเทมที่ถูกปิดการใช้งาน จะไม่แสดงเมื่อต้องการเพิ่มรายการในใบแจ้งหนี้

Item Summary รายระเอียดโดยย่อของสินค้าหรือบริการ ซึ่งจะแสดงในใบแจ้งหนี้ด้วย

Description รายละเอียดของสินค้าที่สามารถใส่เข้าไปเพิ่มเติม แต่จะไม่แสดงในใบแจ้งหนี้และใบเสร็จรับเงิน

Additional Remark หมายเหตุเพ่ิ่มเติม

ไอเทมที่มีอยู่ในปัจจุบันจะแสดงในตารางเรียงตามตัวอักษรของชื่อ ดังภาพด้านล่าง